كيفية تجنّب العقبات خلال مرحلة ما قبل افتتاح الفنادق

سواء كنت مدير فندق متمرّسًا، أو مشغّل فندق يخوض التجربة للمرة الأولى، فإن مرحلة ما قبل الافتتاح تُعد من أكثر المراحل حساسية في دورة حياة أي مشروع فندقي، إذ يمكن لأي خطأ أو تأخير في إدارتها أن يؤدي إلى تجاوز الميزانية أو ضعف الكفاءة التشغيلية عند الإطلاق. تبدأ التحديات من مرحلة التخطيط والبناء، مرورًا بالتوظيف والإعداد المالي، وصولًا إلى التنسيق بين مختلف الفرق والجهات المعنية. لذلك، يُعد وضع خطة عمل واضحة ومحددة زمنياً أمرًا جوهريًا لإدارة مرحلة ما قبل الافتتاح بكفاءة عالية. فيما يلي أبرز المخاطر المحتملة والتوصيات الفعّالة لتفاديها.

1. تأخيرات التخطيط والبناء

تُعد تأخيرات البناء من أكثر المخاطر شيوعًا خلال مرحلة ما قبل الافتتاح، إذ يتطلب الأمر تنسيقًا متكاملاً بين المالك والمشغّل والمقاولين لضمان الاتفاق على التصاميم والمرافق وخطط الترفيه. وغالبًا ما تؤدي التأخيرات في اعتماد التصاميم أو نماذج الفحص النهائي إلى تأجيل موعد الافتتاح وارتفاع التكاليف. لتجنّب ذلك، يجب تحديد جداول زمنية واضحة وتوزيع المسؤوليات منذ البداية، مع اتفاق جميع الأطراف على تاريخ افتتاح نهائي ثابت. كما يُنصح بعقد اجتماعات دورية ومنظّمة، مثل الاجتماعات الأسبوعية، لمتابعة سير العمل ومعالجة أي مشكلات طارئة على الفور.

2. تحديات التوظيف

يُعد استقطاب الكفاءات الأساسية، خصوصًا المدير العام وأعضاء الإدارة العليا، من أكثر التحديات حساسية خلال مرحلة ما قبل الافتتاح. لذلك من الضروري مناقشة توقيت التوظيف، وهياكل الرواتب، وترتيبات السكن مبكرًا لتجنّب المشكلات المستقبلية. إن أي اختلاف في الرؤى بين المالك والمشغّل بشأن احتياجات التوظيف أو السكن قد يؤدي إلى توتر، خاصة في حال الحاجة إلى عمالة مؤقتة خلال فترة التحضير للافتتاح. ويُوصى بأن يعمل الطرفان بشكل متكامل لتبسيط عملية التوظيف وضمان شغل المناصب القيادية في الوقت المناسب وبطريقة فعّالة.

3. التخطيط المالي وضبط الميزانية

غالبًا ما تواجه ميزانيات مرحلة ما قبل الافتتاح فروقات بين التقديرات الأولية والمصروفات الفعلية، مما قد يؤدي إلى تجاوزات مالية إذا لم تتم مراقبتها بدقة. لتجنّب ذلك، ينبغي على المشغّل مراجعة الميزانية شهريًا من خلال مقارنة الإنفاق الفعلي بالتوقعات، وإجراء التعديلات اللازمة بناءً على الفروقات المكتشفة. ويساعد هذا النهج الاستباقي في ضمان إدارة الموارد المالية بكفاءة طوال فترة ما قبل الافتتاح، ما يجنّب المشروع أي ضغوط مالية في المراحل اللاحقة.

4. الجاهزية التشغيلية

تُعد فترة التشغيل التجريبي الممتدة لأربعة أسابيع خطوة أساسية قبل الافتتاح الرسمي، إذ تهدف إلى اكتشاف المشكلات التشغيلية ومعالجتها قبل استقبال الضيوف، لتفادي أي تأثير سلبي على تجربة النزلاء أو سمعة الفندق. يجب استغلال هذه المرحلة لاختبار جميع الأنظمة بدقة، بدءًا من عمليات الاستقبال وخدمة الغرف وصولًا إلى الخدمات اللوجستية في الأقسام الخلفية. كما يجب التأكد من إعداد الأنظمة الرئيسية مثل نظام إدارة الممتلكات (PMS)، ونظام إدارة غرف النزلاء (GRMS)، ونظام إدارة المباني (BMS) في الوقت المحدد لضمان سير العمليات بسلاسة. وأي مشكلة تظهر خلال هذه المرحلة يجب معالجتها فورًا. بالإضافة إلى ذلك، فإن الحصول على التراخيص اللازمة مثل تراخيص المشروبات والتأمين، وإنهاء إجراءات المرافق العامة قبل الافتتاح، يضمن انطلاقة تشغيلية خالية من التعطيلات.

5. إدارة المشتريات وسلسلة التوريد

يُعد تأمين المشتريات في الوقت المناسب، سواء للمستلزمات التشغيلية أو المعدات (OS&E)، عنصرًا أساسيًا لضمان سير مرحلة ما قبل الافتتاح بسلاسة. فالتأخيرات الناتجة عن فترات توريد طويلة أو اضطرابات في سلاسل الإمداد قد تؤثر على جاهزية الفندق وكفاءته التشغيلية. لتفادي ذلك، يجب وضع خطة مشتريات استراتيجية ومبكرة مع تحديد جداول زمنية دقيقة لكل عملية تسليم. كما أن التعاون المستمر بين فرق المشتريات والمشغّل وأصحاب المصلحة يساهم في تحديد أي تأخير محتمل في توريد العناصر الحيوية، مما يسمح بتأمين موردين بديلين عند الحاجة.

6. المسائل القانونية والامتثال

تشمل مرحلة ما قبل الافتتاح التعامل مع التزامات قانونية متعددة، مثل الحصول على شهادات إتمام البناء وضمان الالتزام بلوائح السلامة ومكافحة الحرائق. أي تأخير في هذه المتطلبات قد يؤدي إلى تأجيل مكلف في موعد الافتتاح. كما تُعد وثيقة تفويض الصلاحيات، التي تتضمن توكيل السلطة ومصفوفة الصلاحيات المالية للبنك، من العناصر الأساسية لتمكين المدير العام وفريق ما قبل الافتتاح من أداء مهامهم بفعالية. ويساعد التواصل المبكر مع الفرق القانونية في تأمين جميع التراخيص والشهادات المطلوبة في الوقت المناسب، في حين يضمن التواصل المستمر مع الجهات التنظيمية استكمال عمليات التفتيش والموافقات دون تأخير.

7. التسويق والمبيعات والعلاقات العامة

تُعد استراتيجية التسويق والمبيعات والعلاقات العامة من الركائز الأساسية لنجاح إطلاق الفندق. وغالبًا ما تُدار هذه الأنشطة ضمن بنود اتفاقية إدارة الفندق (HMA) التي تتطلب موافقة مشتركة من المالك والمشغّل. ويمكن للتنسيق الفعّال خلال فترة الإطلاق، سواء للافتتاح التجريبي أو الكبير، أن يحدد مستوى نجاح المشروع في السوق. ويسهم التخطيط المبكر للأنشطة الترويجية والتواصل الإعلامي واستراتيجيات المبيعات في تعزيز حضور الفندق في السوق وضمان تحقيق نسب إشغال مرتفعة خلال المراحل الأولى من التشغيل.

8. إدارة الأصول

تلعب إدارة الأصول، التي تشمل تقديم المشورة للمالك والإشراف على فريق إدارة المشروع، دورًا محوريًا في ضمان نجاح الفندق على المدى الطويل. فالمشاركة المبكرة لمدير الأصول تساعد في تحديد المشكلات المحتملة منذ البداية، وتضمن أن يتماشى أداء الفندق مع الأهداف التشغيلية والمالية المحددة. هذا النهج العملي يتيح لمدير الأصول فهمًا عميقًا للمشروع، ويضمن أن جميع القرارات المتخذة خلال مرحلة ما قبل الافتتاح تصب في مصلحة المالك واستدامة الفندق مستقبلًا. 

إن مرحلة ما قبل الافتتاح مليئة بالتحديات المترابطة، إلا أنه من خلال التخطيط الدقيق، والتواصل الفعّال، وإدارة المخاطر بشكل استباقي، يمكن التعامل مع هذه التحديات بكفاءة عالية. ومن خلال التركيز على الجوانب الأساسية مثل البناء، والتوظيف، وضبط الميزانية، والامتثال، يمكن لفرق العمل الفندقية ضمان انتقال سلس إلى التشغيل الكامل، مما يضع الأساس لنجاح مستدام وطويل الأمد.