.png?width=732&height=166&name=Stirling_Hospitality_Advisors%201%20(2).png "Stirling_Hospitality_Advisors 1 (2)")
هل تفاجأت يومًا بحجم الإنفاق على استبدال الأدوات والمعدات التالفة أو المسروقة أو المفقودة؟ هل تواجه شكاوى متكررة من النزلاء بسبب الأعطال المستمرة في المعدات؟ إليك بعض الأرقام التي تستحق التأمل:
- - فندق يضم 200 غرفة يسجّل في المتوسط نحو 1,500 عطل في المعدات شهريًا (Infraspeak.com)
- - تصل قيمة السرقات الداخلية في الولايات المتحدة عبر مختلف القطاعات إلى نحو 200 مليار دولار سنويًا (Niehoff & Paul)
- - ما يصل إلى 65% من الأصول الثابتة تكون غير مكتملة أو غير دقيقة أو مفقودة، بينما لم يعد يُمتلك نحو 30% من الأصول المسجلة فعليًا (FMIS.co.uk)
في أي وقت من الأوقات، قد يتواجد داخل الفندق أو المنتجع مئات النزلاء والموظفين، ومن الطبيعي أن تختفي بعض الأدوات أو تتعرض للتلف، وغالبًا لا يتم الإبلاغ عن ذلك فورًا. ويزداد الأمر تعقيدًا بسبب ما يُعرف بمشكلة “الأصيل والوكيل”، إذ إن وجود احتياطي خاص بالأثاث والتجهيزات (FF&E) وربط رسوم إدارة الفندق بالإيرادات يجعل الفرق التشغيلية غير محفزة بالكامل للحد من تلف أو فقدان الأصول والممتلكات الثابتة.
بصفتك مالكًا لفندق أو منتجع، ينبغي أن تكون قادرًا على تحديد القيمة الحالية للأصول الثابتة المسجلة في ميزانيتك، وهو ما يتحقق من خلال امتلاك سجل أصول دقيق ومحدّث ونظام فعال لإدارة الأصول. يتيح لك ذلك تحسين دقة التنبؤ بالنفقات، وجدولة الصيانة بفعالية، وتحقيق الاستفادة القصوى من الاستهلاك المحاسبي لتحسين العوائد المالية.
ما هي عملية وسم الأصول ولماذا تُعد مهمة؟
يُعتبر وسم الأصول أحد العناصر الأساسية في نظام إدارة الأصول، وهو عملية تعتمدها الشركات لتتبع أصولها الثابتة أو عالية القيمة بفعالية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر الأثاث والتجهيزات (FF&E)، ومعدات تقنية المعلومات، والعناصر التشغيلية مرتفعة القيمة (OSE). وعند تطبيقها بشكل صحيح، تساهم عملية الوسم في الحدّ بشكل كبير من السرقات والأخطاء البشرية والأضرار غير المبلّغ عنها، إضافة إلى تحسين الصيانة الدورية للأصول.
تتكون بطاقات وسم الأصول عادةً من ملصقات تُطبع على مواد متينة مثل الفينيل أو البوليستر، وتُلصق على المعدّات أو العناصر التي يجب تتبعها. تحتوي كل بطاقة على رمز شريطي (Barcode) ورقم تعريف فريد. عند مسح الرمز الشريطي، يمكن للمستخدم الوصول إلى معلومات أساسية حول الأصل، مثل:
الموقع
.png?width=64&height=64&name=settings%20(3).png)
الحالة الحالية
القيمة
الطراز أو النوع
الصيانة المجدولة
تاريخ انتهاء الضمان
| بطاقة الأصل | الوصف | المزايا والاستخدامات | سعر الوحدة |
|---|---|---|---|
| بوليستر | بطاقات بوليستر معدنية يمكن طباعة الشعارات وأرقام التعريف عليها | متينة ومتعددة الاستخدامات ومنخفضة التكلفة، ويمكن استخدامها في الأماكن الداخلية والخارجية | 0.10 دولار |
| باركود | رموز شريطية مطبوعة على البطاقة تتيح المسح السهل والسريع | تتيح الوصول السريع إلى معلومات الأصل عبر المسح الضوئي | 0.24 دولار |
| ألمنيوم | تُستخدم عادة كلوحات تعريف للمنتجات أو بطاقات تعريف للمعدات | طويلة الأمد ومقاومة للعوامل الكيميائية والتغيرات الجوية | 0.50 دولار |
| مضادة للعبث | يظهر أي عبث بالبطاقة بوضوح، إذ تترك علامة على المعدة عند إزالتها | مفيدة للأصول المعرضة للسرقة وتُستخدم لاكتشاف أي محاولة تلاعب أو عبث | 0.20 دولار |
| هويّات محدّدة بترددات الراديو (RFID) | تُبرمج المجالات الكهرومغناطيسية بمعلومات الأصل، وتقرأ أجهزة RFID البيانات من الموجات المنبعثة من الشرائح الإلكترونية | تقلل الحاجة للتدخل اليدوي، مما يوفر الوقت والجهد | حتى 1.00 دولار |
| بلوتوث | يتم تتبع البطاقات النشطة باستخدام أجهزة إرسال قائمة على تقنية البلوتوث ترسل إشاراتها إلى خادم مركزي | تتيح إمكانية تتبع الأصول في الوقت الفعلي | حتى 15 دولارًا |
- تبسيط عمليات الجرد بفضل مستوى أعلى من الأتمتة، مما يوفر الوقت والتكاليف على الموظفين.
- تسهيل الصيانة والإصلاحات، ما يقلل من حالات تعطل المعدات وشكاوى النزلاء المرتبطة بها.
- تحسين كفاءة عمليات الشراء والتوريد.
- تعزيز دقة التنبؤ بالتكاليف والتخطيط الرأسمالي طويل الأمد، بفضل تمكّن الفريق المالي من الحصول على رؤية واضحة حول العمر الافتراضي المتبقي للأصول.
- تحقيق كفاءة مالية وخفض أقساط التأمين من خلال الاستهلاك المحاسبي الصحيح وإزالة الأصول الوهمية.
- تسهيل عمليات بيع أو نقل ملكية الفنادق، حيث يمتلك كل من المالك والمشتري فهمًا أوضح لقيمة ومكونات الأصول داخل العقار.
الخطوات الأساسية لتنفيذ مشروع وسم الأصول
الخطوة 1: تحديد أصحاب المصلحة وأهداف المشروع
- - عقد اجتماعات مع مالكي الأصول والمستخدمين النهائيين لتحديد الأطراف الرئيسية المعنية بالمشروع.
- - تحديد الأهداف الرئيسية لضمان الالتزام ودعم المشروع بما يتماشى مع التوقعات. تشمل الأهداف الامتثال للتدقيق، وإدارة المخاطر، ومنع الفقد، وتحسين دقة التقارير.
الخطوة 2: وضع معايير وسم الأصول
- - تحديد المعايير التي سيتم من خلالها اختيار الأصول التي سيتم وسمها – قد يكون ذلك وفقًا لقيمة مالية معينة أو لفئات محددة من العناصر.
- - يجب الأخذ بالاعتبار أن هناك توازنًا مطلوبًا بين مستوى العتبة المالية وتعقيد المشروع.
الخطوة 3: إنشاء سجل الأصول
- - يتضمن هذا السجل جميع الأصول الثابتة في الشركة أو الأصول المطلوب وسمها، بالإضافة إلى البيانات التي يجب تضمينها في البطاقة مثل رقم التعريف الفريد، والوصف، والرقم التسلسلي، وسعر الشراء، والموقع، وتاريخ انتهاء الضمان.
- - يتم تحميل سجل الأصول في برنامج إدارة وسم الأصول قبل بدء عملية الوسم الفعلية.
الخطوة 4: عملية الوسم الميدانية
- - تحديد نوع البطاقة المناسبة لكل أصل، مع الأخذ في الاعتبار قيمته وموقعه وحجمه، ثم طباعة البطاقات.
- - التنسيق مع المستخدم النهائي لضمان إتاحة الوصول لفريق الوسم وتقليل أي تعطيل في سير العمل.
- - تثبيت البطاقات على كل أصل وتفعيلها داخل النظام.
الخطوة 5: اعتماد النظام من قبل المستخدم النهائي
- - فريق المالية، ويهتم بمتابعة الأصول لأغراض التقارير والتدقيق وإدارة المخاطر.
- - فريق العمليات (المالك أو المشغل الخارجي)، ويستخدم النظام للصيانة الوقائية والجرد الفعلي للأصول.
نقاط يجب أخذها في الاعتبار
يجب التفكير بعناية في تحديد الأصول التي تحتاج إلى وسم فعلي، إذ يعتمد ذلك جزئيًا على الهدف الرئيسي من المشروع. فإذا كان الهدف الأساسي هو الحد من فقدان الأصول، ينبغي إعطاء الأولوية للعناصر عالية القيمة التي يسهل فقدانها أو تحتوي على معلومات حساسة. كما أن تحديد حد مالي منطقي يساعد في ضمان بقاء تكلفة مشروع الوسم ضمن نطاق معقول.
كيفية ضمان مشاركة المستخدم النهائي ودعمه
- - عادةً ما تكون إدارة الشؤون المالية التابعة للمالك مسؤولة عن تتبّع الأصول من الناحية المالية لأغراض التقارير والتدقيق وإدارة المخاطر. كما تتولى إدارة سجل الأصول في المنشأة، وتنظيم عملية الوسم الأولى، وإجراء عمليات تدقيق أو جرد دورية.
- - أما فريق العمليات (سواء كان المالك أو المشغّل الخارجي) فسيستخدم برنامج وسم الأصول بشكل أساسي لأغراض الصيانة الوقائية والجرد الفعلي للأصول.
